Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление администрации Краснинского муниципального района Липецкой обл. от 13.03.2013 N 114 "Об утверждении должностных инструкций работников архивного отдела администрации Краснинского муниципального района"
АДМИНИСТРАЦИЯ КРАСНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 марта 2013 г. № 114
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ АРХИВНОГО
ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Список изменяющих документов
(в ред. постановления администрации Краснинского
муниципального района Липецкой обл.
от 10.06.2013 № 340)
Руководствуясь Федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела":
1. Утвердить должностные инструкции начальника архивного отдела и главного специалиста-эксперта архивного отдела (приложения № 1 - 2).
И.о. главы района
О.В.СКОМОРОХОВ
Приложение № 1
к постановлению
администрации Краснинского
муниципального района
от 13 марта 2013 г. № 114
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Список изменяющих документов
(в ред. постановления администрации Краснинского
муниципального района Липецкой обл.
от 10.06.2013 № 340)
1. Общие положения
Настоящие должностные обязанности определяют организацию и порядок профессиональной служебной деятельности муниципального служащего Краснинского муниципального района, замещающего должность начальника архивного отдела.
Абзац утратил силу. - Постановление администрации Краснинского муниципального района Липецкой обл. от 10.06.2013 № 340.
На время отсутствия начальника отдела (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) его обязанности исполняет главный специалист-эксперт.
1.1. Настоящая должностная инструкция регулирует порядок осуществления начальником архивного отдела администрации Краснинского муниципального района профессиональной служебной деятельности.
1.2. Должность начальника отдела относится в соответствии с Реестром должностей муниципальной службы Липецкой области, утвержденным Законом Липецкой области от 2 июля 2007 года № 67-ОЗ "О Реестре должностей муниципальной службы Липецкой области", к группе главных должностей муниципальной службы.
1.3. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от нее распоряжением главы Краснинского муниципального района.
1.4. Начальник архивного отдела подчиняется непосредственно главе администрации Краснинского муниципального района.
1.5. Начальнику архивного отдела подчиняется ведущий специалист архива по личному составу.
2. Квалификационные требования
2.1. На должность начальника архивного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, стаж муниципальной службы на ведущих должностях муниципальной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет.
2.2. Начальник архивного отдела должен знать:
- Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы и законы Липецкой области, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты, регулирующие соответствующие сферы деятельности, применительно к исполнению своих должностных обязанностей, правам и ответственности;
- законодательство о муниципальной службе Российской Федерации и Липецкой области, муниципальные правовые акты о муниципальной службе;
- законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Липецкой области, Краснинского района, регламентирующие статус, структуру, компетенцию, порядок организации и деятельность законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления;
- основы права, экономики, социально-политические аспекты развития общества;
- документы, определяющие перспективы развития Российской Федерации, Липецкой области, Краснинского района по профилю деятельности;
- основы государственного и муниципального управления;
- основы управления персоналом;
- Устав Краснинского муниципального района;
- Положение об архивном отделе;
- передовой отечественный опыт в области муниципального управления;
- порядок подготовки, согласования и принятия нормативных правовых актов Краснинского муниципального района;
- правила делового этикета;
- правила служебного распорядка;
- правила документооборота и работы со служебной информацией, инструкцию по делопроизводству в администрации Краснинского муниципального района;
- нормы охраны труда и противопожарной защиты.
2.3. Начальник архивного отдела должен иметь навыки:
- государственного управления, анализа состояния и динамики развития района в соответствующей сфере деятельности; прогнозирования, разработки государственной политики и документов, определяющих развитие района в соответствующей сфере деятельности;
- организационно-распорядительной деятельности, планирования, взаимодействия, координации и контроля деятельности;
- системного подхода в решении поставленных задач;
- принятия управленческих решений и контроля их выполнения;
- прогнозирования последствий принимаемых решений;
- анализа и обобщения информации;
- проведения семинаров, совещаний, публичных выступлений по актуальным проблемам служебной деятельности;
- выстраивания межличностных отношений и мотивации поведения подчиненных служащих, формирования эффективного взаимодействия в коллективе, разрешения конфликта интересов;
- организации и ведения личного приема граждан;
- руководства подчиненными служащими, заключающегося в умении определять перспективные и текущие цели и задачи деятельности подразделения; распределять обязанности между муниципальными служащими; принимать конструктивные решения и нести ответственность за их реализацию; оптимально использовать потенциальные возможности подчиненных служащих, технические возможности и ресурсы для обеспечения эффективности и результативности служебной деятельности; рационально применять имеющиеся профессиональные знания и опыт;
- служебного взаимодействия с органами государственной власти и органами местного самоуправления;
- служебного взаимодействия со средствами массовой информации;
- организации личного труда и планирования рабочего времени;
- владения оргтехникой и средствами коммуникации;
- владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией и документами;
- владения официально-деловым стилем современного русского языка;
- в области охраны профессиональной служебной деятельности (охраны труда);
- другие навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей.
3. Должностные обязанности
3.1. Начальник архивного отдела исполняет обязанности, соблюдает ограничения, не нарушает запреты и выполняет требования к служебному поведению, предусмотренные законодательством о муниципальной службе.
3.2. Начальник архивного отдела обязан:
- обеспечивать качественное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел;
- соблюдать служебную дисциплину, подчиняться установленным в администрации Краснинского муниципального района правилам внутреннего трудового распорядка;
- предоставлять государственные услуги по организации исполнения запросов граждан и непосредственно исполнять их;
- организовывать деятельность архивного отдела и нести персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;
- определять основные направления деятельности отдела;
- координировать и контролировать работу по обеспечению сохранности и государственному учету документов в архиве;
- вести государственный учет документов: книгу учета поступления документов, список фондов, карточки фондов;
- составлять сведения об изменениях в составе и объеме документов, хранящихся в отделе;
- проводить оформление и вести дела фондов;
- участвовать в создании научно-справочного аппарата к документам муниципального архива. Вести программный комплекс "Архивный фонд" и учетные базы данных. Осуществлять контроль за его состоянием и пополнением;
- организовывать и проводить целевую экспертизу ценности документов, находящихся на хранении в архивном отделе;
- осуществлять работу по выявлению описей, нуждающихся в переработке. Проводить переработку и усовершенствование описей;
- создавать предметные, тематические, отраслевые и другие каталоги о содержании документов архива;
- организовывать проведение работы по проверке наличия и состояния документов и оформление ее результатов;
- решать вопросы фондирования документов архивного отдела;
- проводить работу по передаче непрофильных фондов в другие архивы;
- отчитываться о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в структурных подразделениях администрации района и учреждениях профиля отдела перед администрацией Краснинского муниципального района и информировать об этом Управление ЗАГС и архивов Липецкой области. Составлять статистические отчеты о работе отдела;
- вести переговоры с владельцами документов, имеющих научное, историческое и социально-культурное значение;
- составлять списки учреждений (лиц) - источников комплектования документами архивного отдела;
- обеспечивать осуществление организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений администрации Краснинского муниципального района и учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности;
- организовывать и проводить семинары, совещания и консультации по повышению деловой квалификации работников ведомственных архивных и делопроизводственных служб. Проводить экскурсии по архивохранилищам;
- вести наблюдательные дела и карточки учета учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования архивного отдела;
- проводить работу по экспертизе ценности и обработку документов на государственное хранение;
- оказывать помощь учреждениям, организациям и предприятиям района в разработке инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях;
- решать вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в читальном зале;
- обеспечивать соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедрять в практику рациональные способы хранения документов, определять потребности архивного отдела в оборудовании и материалах;
- следить за рациональным использованием и сохранностью материальных ценностей отдела;
- выступать с докладами, лекциями, сообщениями по архивной и делопроизводственной тематике;
- составлять обзоры, информации, тематические перечни по документальным источникам;
- осуществлять контроль за исполнением запросов социально-правового и тематического характера и вести их учет.
4. Права
4.1. Начальник архивного отдела имеет право:
- запрашивать от структурных подразделений администрации и учреждений района, независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимую информацию, относящуюся к деятельности архивного отдела;
- требовать от структурных подразделений администрации и учреждений района, независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности, выполнения основных законов и нормативов в области документоведения и архивного дела;
- вносить предложения руководству администрации Краснинского муниципального района по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий района;
- участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства; визировать проекты постановлений и распоряжений администрации Краснинского муниципального, касающиеся деятельности архивного отдела;
- осуществлять подбор специалистов в архивный отдел;
- вносить руководству администрации Краснинского муниципального района предложения по моральному и материальному стимулированию работников архивного отдела, а также ведомственных и делопроизводственных служб.
4.2. Начальник архивного отдела имеет другие права, предусмотренные законодательством о муниципальной службе.
5. Ответственность
5.1. Начальник архивного отдела несет ответственность за неисполнение и ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, а также другие допущенные правонарушения в соответствии с действующими федеральными законами, законами Липецкой области.
6. Порядок служебного взаимодействия
6.1. Начальник архивного отдела в процессе выполнения возложенных обязанностей взаимодействует с руководством администрации Краснинского муниципального района, сотрудниками администрации района, структурными подразделениями администрации района, руководителями учреждений, организаций, предприятий района, отдельными работниками, администрациями сельских поселений, с администрацией области, с иными государственными структурами.
6.2. При оценке профессиональной деятельности начальника отдела учитываются следующие критерии:
- самоконтроль;
- мотивация, отношения с окружающими;
- планирование работы;
- выполняемый объем служебной деятельности;
- оперативность;
- участие в совещаниях;
- самостоятельная теоретическая подготовка;
- изучение опыта работы;
- ответственность;
- наличие поощрений;
- взаимозаменяемость;
- инициативность.
Начальник архивного отдела
Г.В.ПУЗАКОВА
Приложение № 2
к постановлению
администрации Краснинского
муниципального района
от 13 марта 2013 г. № 114
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ГЛАВНОГО СПЕЦИАЛИСТА-ЭКСПЕРТА АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ
КРАСНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Список изменяющих документов
(в ред. постановления администрации Краснинского
муниципального района Липецкой обл.
от 10.06.2013 № 340)
1. Общие положения
Настоящие должностные обязанности определяют организацию и порядок профессиональной служебной деятельности муниципального служащего Краснинского муниципального района, замещающего должность главного специалиста-эксперта архивного отдела.
Абзац утратил силу. - Постановление администрации Краснинского муниципального района Липецкой обл. от 10.06.2013 № 340.
На время отсутствия начальника отдела (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) его обязанности исполняет главный специалист-эксперт.
2. Квалификационные требования
2.1. На должность главного специалиста-эксперта архивного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование, стаж муниципальной службы не менее одного года или стаж работы по специальности не менее трех лет, знание персонального компьютера.
2.2. Главный специалист-эксперт должен знать:
- Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы и законы Липецкой области, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты, регулирующие соответствующие сферы деятельности, применительно к исполнению своих должностных обязанностей, правам и ответственности;
- законодательство о муниципальной службе Российской Федерации и Липецкой области, муниципальные правовые акты о муниципальной службе;
- Устав Краснинского муниципального района;
- законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Липецкой области, Краснинского муниципального района, регламентирующие статус, структуру, компетенцию, порядок организации и деятельность законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления;
- основные принципы организации органов государственной власти Российской Федерации, Липецкой области, органов местного самоуправления Краснинского муниципального района;
- основы права и экономики;
- порядок подготовки, согласования и принятия нормативных правовых актов Краснинского муниципального района;
- основы информационного, документационного обеспечения деятельности администрации Краснинского муниципального района;
- Положение об архивном отделе;
- правила делового этикета;
- правила служебного распорядка;
- правила документооборота и работы со служебной информацией, инструкцию по делопроизводству в отделе;
- нормы охраны труда и противопожарной защиты.
2.3. Главный специалист-эксперт должен иметь навыки:
- организации личного труда и планирования рабочего времени;
- владения оргтехникой и средствами коммуникации;
- владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией и документами;
- основы информационного, документационного обеспечения деятельности администрации Краснинского муниципального района;
- разработки предложений для последующего принятия управленческих решений по профилю деятельности;
- организационной работы, подготовки и проведения мероприятий в соответствующей сфере деятельности;
- системного подхода к решению задач;
- аналитической, экспертной работы по профилю деятельности;
- организации взаимодействия со специалистами других органов и структурных подразделений администрации района для решения вопросов своей деятельности;
- ведения служебного документооборота, исполнения служебных документов, подготовки проектов ответов на обращения организаций и граждан;
- систематизации и подготовки аналитического, информационного материала;
- коммуникативности и умения строить межличностные отношения;
- составления и исполнения перспективных и текущих планов;
- владения официально-деловым стилем современного русского языка;
- в области охраны профессиональной служебной деятельности (охраны труда);
- другие навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей.
3. Должностные обязанности
3.1. Главный специалист-эксперт архивного отдела исполняет обязанности, соблюдает ограничения, не нарушает запреты и выполняет требования к служебному поведению, предусмотренные законодательством о муниципальной службе.
3.2. Главный специалист-эксперт обязан:
- соблюдать служебную дисциплину, подчиняться установленным в администрации Краснинского муниципального района правилам внутреннего трудового распорядка;
- вести работу в Едином портале государственных и муниципальных услуг;
(абзац введен постановлением администрации Краснинского муниципального района Липецкой обл. от 10.06.2013 № 340)
- предоставлять государственные и муниципальные услуги по организации исполнения запросов граждан и непосредственно исполнять их;
- проводить работы по обеспечению сохранности и государственному учету документов архива;
- участвовать в ведении государственного учета документов: книги учета поступления документов; списка фондов; составлении карточек фондов, описей дел;
- подготавливать данные для составления отчетности о работе архивного отдела, вносить изменения в учетные документы архивного отдела на основании соответствующих актов;
- принимать участие в создании научно-справочного аппарата к документам муниципального архива:
- осуществлять работу по выявлению описей, нуждающихся в усовершенствовании и переработке;
- проводить в соответствии с правилами переработку и усовершенствование описей;
- вести картотеку дел по личному составу;
- вести программный комплекс "Архивный фонд" и учетные базы данных;
- проводить работу по проверке наличия и состояния документов, оформлению ее результатов;
- обеспечивать рациональное размещение документов в архивохранилищах;
- организовывать и проводить целевую экспертизу ценности документов, находящихся на хранении в архивном отделе;
- осуществлять выдачу документов во временное пользование организациям - источникам комплектования архивного фонда;
- контролировать соблюдение необходимого температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима хранения документов архивного отдела;
- контролировать соблюдение в хранилищах правил по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите;
- проводить работу по передаче непрофильных фондов в другие архивы;
- вести наблюдательные дела и карточки учета учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования архивного отдела;
- проводить работу по экспертизе ценности и обработку документов на государственное хранение;
- принимать участие в совещаниях. Консультировать работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб по вопросам, относящимся к его компетенции;
- проводить экскурсии по архивохранилищам;
- выполнять другие виды работ по поручению начальника архивного отдела.
4. Права
4.1. Главный специалист-эксперт архивного отдела имеет право:
- запрашивать от организаций - источников комплектования архивного отдела необходимую информацию, относящуюся к его компетенции;
- не принимать на хранение документы, обработанные с нарушением установленных правил, пораженные биологическими вредителями, без соответствующего научно-справочного аппарата;
- проверять соблюдение исследователями правил использования документов;
- вносить предложения, обеспечивающие улучшение режима хранения и учета документов, хранящихся в архивном отделе;
- осуществлять проверки состояния архивов и организации делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях района;
- требовать от организаций всех форм собственности правильного и своевременного упорядочения документов постоянного хранения и по личному составу и передачи их на хранение в архивный отдел с соответствующим научно-справочным аппаратом;
- вносить начальнику архивного отдела предложения по совершенствованию работы, касающейся его компетенции.
4.2. Главный специалист-эксперт архивного отдела имеет другие права, предусмотренные законодательством о муниципальной службе.
5. Ответственность
5.1. Главный специалист-эксперт архивного отдела администрации Краснинского муниципального района несет ответственность за неисполнение и ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, а также другие допущенные правонарушения в соответствии с действующими федеральными законами, законами Липецкой области.
5.2. Главный специалист-эксперт несет ответственность за полноту и достоверность подготовленной справки.
(п. 5.2 введен постановлением администрации Краснинского муниципального района Липецкой обл. от 10.06.2013 № 340)
6. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности
При оценке профессиональной деятельности главного специалиста-эксперта учитываются следующие критерии:
- самоконтроль;
- мотивация, отношения с окружающими;
- планирование работы;
- выполняемый объем служебной деятельности;
- оперативность;
- участие в совещаниях;
- самостоятельная теоретическая подготовка;
- изучение опыта работы;
- ответственность;
- взаимозаменяемость;
- инициативность.
Начальник архивного отдела
Г.В.ПУЗАКОВА
------------------------------------------------------------------
По датам
Информация
Ключевые слова